Att generera lönsamhet i företaget genom effektiv marknadsföring eller bra säljmarginaler är en sak. Men ibland glömmer företag ofta bort att se till den interna administrationen. Det vill säga de utgifter som genereras inom verksamhetens dagliga arbete.

Här följer några konkreta tips som kan hjälpa företag att spara pengar genom en smart administrering. Kontorsverksamheten innebär kostnader som ofta är nödvändiga, men med rätt medel kan kostnaderna hållas nere. Bli en fena på att balansera företagets löpande utgifter på kontoret!

El och IT

Oavsett om du äger eller hyr en kontorslokal brukar i regel elräkningarna att ställas ut i ditt eller företagets namn. Du kan själv välja vilket företag du önskar teckna elavtal med, vilket är en fördel. För även om priserna inte skiljer sig markant mellan aktörer är uppläggen värda att jämföras. Du kan som företag vinna mycket på att välja rätt elavtal eftersom det i slutändan kan generera lägre elkostnader utifrån hur mycket ni egentligen förbrukar. Men det har inte alltid varit självklart att välja elhandelsföretag. Fram till 1996 var elhandeln monopol i Sverige. Det stående tipset är att ta tillvara på möjligheten att teckna det mest fördelaktiga avtalet. Lusläs vad avtalet innebär i praktiken utifrån underlag baserat på verksamhetens verkliga förbrukning.

Samma gäller även för IT-relaterade kostnader på kontoret. Var noga med att se över den här biten för att säkerställa att företaget har ett kostnadseffektivt avtal. Det brukar i regel vara fördelaktigt att välja ett företagspaket när det gäller exempelvis internet. Är du inget proffs när det kommer till fiber eller andra uppkopplingsalternativ? Låt då någon med större erfarenhet och kunskap tala med olika leverantörer för att få flera alternativ. Studera dem sedan utifrån just er dagliga verksamhet och behov. Ibland kan det vara bättre att betala lite mer och kunna räkna med bättre uppkoppling samt service. Men tänk även på att telefonin också bör inkluderas i ditt paket. Du och dina medarbetare bör ha ett smart mobilt upplägg. Teckna gärna ned vad som krävs för att den dagliga verksamheten ska fungera smärtfritt. Utgå sedan från det underlaget när val av internet- och telefonileverantör görs.

Kaffe – en klassisk kontorskostnad

Kafferasterna är viktiga och dina medarbetare förväntar sig möjligheten att ta en fika på rasten. Att köpa en kaffekokare kan vara ett alternativ, men det innebär även frekventa inköp av kaffe och filter. Det blir ofta spontana inköp på närmaste butik, vilket kan leda till onödigt dyra prislappar för ett paket kaffe.

En kaffemaskin är ett alternativ till kaffekokare och en smart investering på flera plan. Du slipper onödiga kostnader och betalar dessutom för service både gällande rengöring och påfyllning. Det enda kluriga när det gäller kaffemaskiner är att välja rätt variant. Ska enbart personalen använda maskinen eller är den även för kunder? Ett gott kaffe kan ju faktiskt vara avgörande för framtida affärer. Välj en kaffemaskin som har ett rimligt utbud av kaffesorter utifrån kaffedrickandet bland medarbetarna. Dricker majoriteten av dina medarbetare svart kaffe kanske en maskin med tjugotalet sorter inte är en prioritet. Då är mindre avancerade kaffemaskiner ett mer prisvärt val!